Aufstellen eines Wirtschaftsplanes je Wirtschaftsjahr einschließlich Ausweis der Verteilung je Kostenart, in Form von Einzel-Wirtschaftsplänen je Sonder- und Teileigentum.

Erstellen einer jährlichen Abrechnung über die tatsächlichen Hausgeld-Einnahmen und Ausgaben des Vertragszeitraumes als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sonder-/Teileigentum.

Einladen und Durchführen einer Eigentümerversammlung mit den dazu notwendigen Vorbereitungsarbeiten zu einem zumutbaren Zeitpunkt, einschließlich Vorsitz und Niederschrift.

Durchsetzung der beschlossenen Haus-/Nutzungsordnungen.

Abschließen und Kündigen von Wartungs-, Lieferanten-, Versicherungs- und Dienstleistungs-Verträgen im Namen der Eigentümergemeinschaft. Auf Wunsch wird die Immobilie in einen kostengünstigen Globalversicherungsvertrag eingebunden.

Betreuen, Überwachen und Beraten des Hausmeisters und anderer Dienstkräfte der Eigentümergemeinschaft.

Führen und Verwalten der gemeinschaftlichen Gelder auf separatem Treuhandkonto.

Rechnerische und sachliche Prüfung aller Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparatur-Rechnungen.

Einrichten einer EDV-gestützten, kaufmännisch ordnungsgemäß geführten Buchhaltung nach den Bestimmungen des Wohnungseigentumsgesetzes, getrennt für jede Eigentümergemeinschaft. Da wird jeden Tag die Vorgänge auf den Konten verbuchen, sind wir immer tagaktuell.

Insbesondere:

• Führen und Abrechnen von Hausgeldkonten je Sonder-/Teileigentum
• Einnahmekonten für Erträge
• Ausgabekonten je Kostenart, ohne Ausweis der Mehrwertsteuer
• Rückstellungskonten einschließlich Anlage der Mittel, Personalkonten für die Mitarbeiter der Gemeinschaft, Verrechnungskonten für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum bis zur Erstattung der verauslagten Beträge
• Mitbuchen der Einnahmen und Ausgaben auf dem Bankkonto (taggleich)
• Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlung
• Veranlassen der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs, Melden der Gesamtheizkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Serviceunternehmen, Einbuchen der von diesem Unternehmenerrechneten Einzelkosten je Sonder-Teileigentum in die Einzel-Jahres-Abrechnung

Periodische Begehungen und Überprüfung der Wohnanlage und des Gemeinschaftseigentums um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen.

Beratung der Eigentümergemeinschaft bei Auswahl der technischen Lösungen, Angebotsvergleich für Aufträge für das Gemeinschaftseigentum.

Erstellen aller schriftlichen Aufträge im Namen und auf Rechnung der Eigentümergemeinschaft.

Termin-Überwachung bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen, Schlussrechnungen.

Einleiten von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch, Brand-und Sturmschäden und  Schadensmeldung an die Versicherung bei Schäden am Gemeinschaftseigentum.

Beschaffen von Schlüsseln und Schließzylindern aus der Sicherheits-Schließanlage für das Sonder-/Teileigentum.

Veranlassen der Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und Technischen Überwachungsverein (TÜV) z.B. an:

• der Heizung (Sicherheitsventile, Abgaswert, Druck- und Heizölbehälter)
• den Aufzügen (Haupt-/Zwischenprüfungen, sowie Noteinrichtungen)
• den Blitzschutzanlagen (Hauptprüfungen, Reparatur nach Dachsanierungen)
• den Lüfteranlagen (z.B. in Tiefgaragen, Läden- und Kellerräumen)
• den Notbeleuchtungen (in Haus und Tiefgarage)
• den kraftbetätigten Garagentoren
• den Brandschutzeinrichtungen einschl. Feuerwehrzufahrten und Fluchtwegen, Druckprüfung der Feuerlöscher

Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten für gemeinschaftliche Belange. Büroleistungen, wie z.B. Porto, Telefon, Kopien und Dienstfahrten.

• Mietinkasso
• Verbuchung der Mieteinnahmen
• Mahnen von Säumigen
• Zwischenabrechnungen und Jahresabschluss
• Nebenkostenabrechnung
• Wohnungsabnahme und Kautionsberechnung bei Mieterwechsel
• Ausstellen und Kündigung von Mietverträgen und Kautionsverwaltung
• Durchführung von Mieterhöhungen

Es kann vorkommen, dass durch einzelne Miteigentümer, Dritte oder durch umfangreiche Instandsetzungen für die Gemeinschaft zusätzlicher Aufwand ausgelöst wird, der von der Verwaltung bei Vertragsabschluß nicht kalkulierbar ist. Diese Mehrleistungen werden von der Verwaltung gesondert abgerechnet und soweit möglich und vereinbart, dem verantwortlichen Miteigentümer direkt weiterbelastet.

• Vertretung des Eigentümers, inklusive Führen des notwendigen Schriftverkehrs
• Führen der notwendigen Verhandlungen mit Mietern, Pächtern und Handwerkern
• Abwicklung von Vermietung, Kündigung, Wohnungsübergabe, Mieterhöhungen
• Überwachen und Durchsetzen der Hausordnung
• Durchführen von Bonitätskontrollen vor dem Abschluß von Mietverträgen

• Abrechnung und Verbuchung der Mieten, Neben- und Betriebskosten (taggenau)
• Überwachen der Zahlungseingänge, inklusive Mahnung säumiger Mieter (taggenau)
• Zahlung sämtlicher Steuern und Abgaben die das Mietobjekt betreffen
• Überprüfung eingegangener Rechnungen auf ihre rechnerische und sachliche Richtigkeit
• Buchhalterische Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben
• Jährliche Kostenzusammenstellung für die Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung durch die Wärmemeßdienste
• Jährliche Betriebskostenabrechnung
• Erstellung einer monatlichen Hausabrechnung für den Eigentümer und Überweisung der Mietüberschüsse
• Erstellung einer jährlichen Gesamtabrechnung für den Eigentümer

• Regelmäßige Begehung des Mietobjekts zur Feststellung technischer Mängel
• Veranlassung und Überprüfung notwendiger Instandhaltungen
• Einholung von Kostenvoranschlägen für Reparaturarbeiten
• Ausschreibung und Vergaben von Instandsetzungsmaßnahmen
• Beratung bei Renovierungs- und Energiesparmaßnahmen
• Überwachung von Wartungsfirmen, Hausmeisterei und Grünanlagenpflege